På arendalsuka.no bruker vi informasjonskapsler (cookies). Når du bruker vår nettside godkjenner du dette.
Arendalsuka

Arendalsuka 14. – 19. august 2017

Åpent for alle – fri entré – ingen billetter

 

Arrangementsguide

Hvordan lage et vellykket arrangement under Arendalsuka?

Arendalsuka ønsker næringslivet, organisasjoner og foreninger velkommen til å arrangere konferanser, foredrag, møter, pubkvelder og annet i egen regi under uka.

Dere som arrangører er selv ansvarlig for eget arrangement, både for innhold og utgifter i forbindelse med dette. Det vil si at dere selv ordner med lokaler, foredragsholdere/deltakere, evt. servering, overnatting, egen markedsføring m.m.

Gode råd før dere starter planleggingen

Gå sammen med andre 
Mange har hatt gode erfaringer med å samarbeide med andre om å lage arrangement. Det gir en mulighet til å fronte en felles sak med større gjennomslagskraft. Det vil også være flere å dele den økonomiske byrden med, samt større forankring og flere som kan markedsføre arrangementet.

Pass opp for kopier
Det har tidligere vært arrangert mer eller mindre identiske arrangement, både i forhold til tema, tittel og paneldeltakere. Det har også hendt at debatter om samme tema går samtidig. Dette kan minske oppslutningen rundt arrangement. For å unngå dette, anbefaler vi å samarbeide bredere med andre aktører innen samme felt. Sjekk nettsiden for å se om det er meldt inn lignende arrangement og gjør de endringer dere må for å unngå kopier.     

Vær original
Våg å lage en tittel på arrangementet som skaper nyskjerrighet og interesse. Husk, dere konkurrerer med mange om oppmerksomheten. Kanskje finnes det andre kreative måter å presentere budskapet eller skape dialog?

Skap temperatur
For å unngå at debatten blir kjedelig, bør panelet settes sammen av personer med ulike meninger. Finn også frem til dem som er riv ruskende uenig. Det gir en god temperatur til debatten og viser respekt for publikum.

Kvalitet fremfor kvantitet
Det er bedre med et eller noen få gjennomarbeidede og profilerte arrangement enn mange arrangementer som ikke har blitt planlagt godt nok. Husk at det er mange organisasjoner som konkurrerer om oppmerksomheten. Hvis arrangementet ikke er gjennomarbeidet og med kvalitet kan man oppleve at det blir valgt bort.

Ny viten
Planlegg gjerne å fremlegge ny kunnskap i forbindelse med deres arrangement.

Hold styr på ordet
Velg en dyktig ordstyrer.

Begrens panelets størrelse
Sats på å holde antallet paneldeltakere på 3-5, inkluder gjerne en ekspert eller to. For store paneler gir begrenset taletid til den enkelte deltaker og kan forhindre at debatten kommer i dybden.

Få aktive tilhørerne
Et levende og deltakende publikum kan være med på å skjerpe panelet og gi ny input.

Sats på en time
Arrangement bør ikke strekke seg mye over en time. Erfaring viser at dette er det som fungerer best. Husk på at folk skal videre, og det er ikke hyggelig for noen når publikum forlater stedet før tiden.

Mange mennesker eller de riktige menneskene?
Suksesskriteriet for et arrangement bør ikke være antall publikummere, men at det er de riktige menneskene som er der – de dere vil nå ut til og skape en dialog med.

Fang pressens oppmerksomhet
Ønsker dere å nå ut til pressen, henvend dere til de journalister/medier som dere mener kan være interesserte. Pressemeldinger til hele medienorge har sjeldent god respons. Husk at pressen har dårlig tid, gjør det enkelt for dem.

Selve arrangement

  • Skal dere arrangere alene, eller vil dere stå sterkere ved å arrangere sammen med noen?
  • Hvilket budskap har dere?
  • Hvem er målgruppen?
  • Ønsker dere et formelt eller uformelt arrangement?
  • Skal det være et helt åpent arrangement eller er det hensiktsmessig å ha påmelding (arrangementene skal ikke koste noe for publikum)? Vi anbefaler at påmelding bare brukes når det er helt nødvendig, siden dette kan heve terskelen for at publikum kommer til nettopp ditt arrangement.
  • Skal det være foredragsholder, panel eller en kombinasjon, evt. andre presentasjonsformer? Hvem trekker mest publikum? Finnes det regionale eller nasjonale ledere som allerede er i området og derfor lettere å få med? Etter hvert som programmet blir klart kan dere sjekke deltakere på allerede innmeldte arrangement på via våre programsider.
  • Unge stemmer - her finner du dyktige, unge debattanter, fra barne- og ungdomsorganisasjonene, som du kan invitere til panelet.
  • Hvem er best egnet til lede arrangementet?
Oppstart
  • Velg én prosjektleder/koordinator. Vær enige om mandat og ansvar.
  • Se til at foredragsholdere, debattledere og andre involverte har overnatting. Skal vedkommende også delta i andres arrangement, kan det være i orden allerede, men husk å sjekke.
Lokale/arrangementssted 
  • Hvilket lokale er mest hensiktsmessig? – se vår oversikt over arrangementssteder
  • Utstyr til gjennomføring – profesjonell konferansefasiliteter eller pub
  • Hensiktsmessig å ha det ute eller inne?
  • Gjør skriftlig avtale med arrangementssted, avtal pris i forkant
  • Eventuell servering – hva er hensiktsmessig og praktisk å spise/drikke?
  • Husk evt. å søke om skjenkebevilling i god tid. Her søker du skjenkebevilling

Tidspunkt

  • Hvilket tidspunkt vil trekke flest mennesker fra målgruppen?
  • Er det mest hensiktsmessig med et frokostarrangement, på dagtid eller et kveldsarrangement?
  • Det kan være lurt å unngå å legge det samtidig med de store debattene i Arendalsukas hovedprogram og partitimen.

Registrer arrangementet

  • Registrer ditt arrangement på arendalsuka.no så fort dere har tid, sted og tittel klar. Endringer kan gjøres helt frem til arrangementets start.
  • For å få registrert arrangementet må dere ha laget brukerkonto.

Markedsføring

  • De som er involvert i arrangementet bør markedsføre det i sine nettverk. Finnes det andre “ambassadører” som kan hjelpe til med å spre budskapet?
  • Send ut invitasjoner, markedsfør i bransjeblad, sosiale medier og i evt. lokalpresse.
  • Husk alltid å skrive hvor og når arrangementet finner sted.
  • Send ut pressemelding, bearbeid egnet presse både i forkant av arrangement og inviter dem til selve arrangementet. Send ut pressemelding i etterkant.

I forkant av selve arrangementet

  • Få tilsendt alle presentasjoner fra foredragsholdere i forkant, sjekk at både disse og teknikk fungerer.
  • Gå gjennom lokalet med ansvarlig.
  • Hvor skal foredragsholder/panel sitte, er de synlige for alle? Husk at de må ha noe å fukte strupen med.

Under arrangementet

  • Gjør arrangementet synlig via plakater og/eller gatebukker. Det må være lett å finne for de som kommer.
  • Det er hyggelig med noen som ønsker velkommen ved døren, det samme ved avslutning.
  • Synlig vertskap gjennom arrangementet som følger med ved evt. behov fra publikum eller foredragsholdere.

Vi ønsker dere lykke til  med arrangementet!