Retningslinjer for arrangementer
Alle arrangementer skal oppfylle kriteriene for deltakelse under Arendalsuka.
Alle arrangører må følge disse retningslinjene:
Ansvarlig arrangør
Arrangøren har ansvar for at kriteriene følges.
Når flere samarbeider
Den som melder på arrangementet har ansvar for å gjøre alle medarrangørene oppmerksom på reglene som gjelder. Dette gjelder også for dere som har arrangement på en båt i havna.
Samtykke til personopplysninger
Den som melder på arrangementet må sikre aktivt samtykke for de personopplysningene som oppgis i påmeldingen.
Praktisk gjennomføring
Arrangøren har selv ansvar for den praktiske gjennomføringen av arrangementet - innholdet, deltakere, markedsføring og økonomi.
Beskrivelsen av arrangementet i programmet
Det er samfunnstemaet som er viktig å få fram i beskrivelsen av et arrangement. Derfor gjelder dette for arrangementsteksten:
- Alle arrangementer skal bruke arrangørstedets originale navn. For eksempel originalnavnet på restauranten, båten, huset eller en gateadresse.
- Tittelen skal ikke inneholde navnet til arrangøren eller navnet på et produkt.
- Tittelen og beskrivelse skal ikke nevne alkohol eller ord som oppfordrer til å drikke alkohol, f.eks. vorspiel, pub, vin og lignende.
- I beskrivelsen av arrangementet må samfunnstemaet stå i fokus. Innholdet skal ikke kunne oppfattes som reklame for et spesielt produkt eller en virksomhet.
- Tittelen og beskrivelsen skal ikke reklamere med utdeling av gaver eller premier.
- Vi ønsker at alle titler skal vises på lik måte og tillater derfor ikke STORE bokstaver i tittelen, med mindre den inneholder et ord som normalt skrives med store bokstaver.
- Arendalsukas hovedprogram har noen faste arrangementet hvert år. Dette er “Partilederdebatten”, “Ungdomspartilederdebatten” og “Åpningsfest”. For å unngå misforståelser ønsker vi ikke at andre arrangementer bruker samme eller tilnærmet samme tittel.
Åpent for alle og uten påmelding
Alle arrangementer skal være åpne for alle
Det betyr at et arrangement som kun er for egne medlemmer eller kunder ikke blir godkjent. Det er heller ikke anledning til å sette 18-års aldersgrense for et arrangement.
Ingen billetter eller påmelding
Ingen arrangementer skal ha billetter og det er ikke anledning til å ha påmelding eller registrering av deltakere til arrangementer. Det gjelder et unntak for arrangementer som har barn og unge som målgruppe, der det er anledning til å ha påmelding av skoleklasser eller andre grupper. I andre særlige tilfeller kan påmelding tillates, men det at et arrangement har begrenset plass eller matservering er i utgangspunktet ikke grunn til å ha påmelding.
Plakater, bannere, brosjyrer o.l.
Maksimal tillatt størrelse
Det er mange om plassen på Arendalsuka. For å sikre at alle arrangører får lik mulighet til å synes, har vi satt regler for størrelse på plakater, bannere, skjermer o.l. Vi har derfor som hovedregel at maks. størrelse på profilelementer skal være 1x2 meter.
På arrangementssteder (bygninger og store arrangementstelt) og store arrangementsbåter i ytre havn gjelder det derimot en maks. størrelse på 2x3 meter, og skal ikke virke forstyrrende for andre deltakere i nærheten.
Profilelementer som inngår som en naturlig del av husvegger eller teltvegger kan være noe større, men vi ber dere som ønsker dette om ta kontakt med Arendalsuka for å avklare mulighetene.
Utdeling av brosjyrer og liknende
Det er lov å dele ut brosjyrer, pamfletter og annet materiell på arrangementsstedet, men det er ikke anledning til å gå rundt i bysentrum å dele dette ut. Vi oppfordrer imidlertid alle til å tenke på miljøet og begrense bruken av brosjyrer og lignende.
Lydnivå på arrangementer
Lydforsterket tale og musikk
Det er ikke tillatt å ha lyd som forstyrrer andre.
For arrangementer på våre uteområder og båter i havna betyr dette at det ikke er anledning til å bruke lydforsterket musikk. Lydforsterket tale skal ha et lydnivå som kun høres på arrangementsstedets/båtens område.
Universell utforming
Arrangørenes ansvar
Det er arrangøren av hvert enkelt arrangement som har ansvar for tilgjengeligheten og universell utforming av deres arrangement. Vi oppfordrer alle arrangører til å sikre tilgjengeligheten rundt sitt arrangement.
Programoversikten har symboler som viser hvilke arrangementer som er universelt utformet.
Trygg møteplass og sikkerhet
Arendalsuka skal være en trygg møteplass for alle. Arrangøren har et spesielt ansvar for at alle som deltar på deres arrangement følger Arendalsukas holdningsregler.
Ansvar for sikkerhet
Alle arrangører har ansvar for sikkerheten på sine arrangementer.
Vi oppfordrer dere til å informere alle deltakere og besøkende om hvor nødutganger, brannslukning- og førstehjelpsutstyr er. Det er også viktig å være oppmerksom på maks antall tillatt besøkende i lokalet.
Arrangører som har behov for ekstra vakthold utover det som arrangementsstedet kan tilby må melde behovet inn til Arendalsuka, men ta kostnadene for dette selv. Arrangører kan ikke leie inn eksternt vakthold uten godkjenning fra Arendalsuka.
Annen viktig informasjon til arrangører:
- Arrangørlogo til markedsføring av arrangementet
- Sikkerhet, trivsel og holdningsregler
- Arendalsukas miljøprinsipper